Délais de clôture des comptes annuels
La clôture des comptes annuels ne consiste pas uniquement à “fermer” une comptabilité à une date donnée. Elle permet de transformer l’ensemble des opérations enregistrées pendant l’exercice en une information financière fiable,.
En Suisse, le cadre est principalement fixé par le Code des obligations. Celui-ci prévoit notamment que le rapport de gestion doit être établi et soumis dans les six mois qui suivent la fin de l’exercice.
Pour une entreprise qui clôture au 31 décembre, les travaux de bouclement commencent dès le mois de janvier. Les entreprises les mieux organisées anticipent ces travaux en préparant une pré-clôture dès le 4eme trimestre.
Après la clôture, l’entreprise doit établir ses comptes annuels, qui comprennent e bilan, le compte de résultat et l’annexe.
Il faut aussi distinguer les échéances comptables des échéances fiscales. Les délais de dépôt de la déclaration d’impôt peuvent varier selon les cantons.
À Genève, par exemple, une entreprise doit normalement transmettre sa déclaration fiscale avant le 30 avril de l’année suivante.
Dans le canton de Vaud, les sociétéa disposent d’un délai de 255 jours suivant la date de clôture des comptes pour déposer leur déclaration d’impôt.
Processus de clôture des comptes annuels
Une clôture réussie repose sur une méthode précise et le respect des délais.
La première étape consiste à comptabiliser toutes les transactions dans la comptabilité. Cela se fait tout au long de l’année de façon régulière.
La deuxième étape vise à réconcilier les soldes des comptes de trésorerie (compte en CHF , compte en EUR) avec les relevés bancaires et décomptes de carte de crédit.
Cette opération est également effectuée sur les comptes des charges sociales (AVS ; assurance accident, etc.) ainsi que les créances des clients et des dettes des fournisseurs.
La troisième étape concerne les écritures de régularisation. Afin de respecter la délimitation des exercices, les charges et les revenus ne seront comptabilisés dans la période où ils déploient leur effet.
Par exemple, une facture de fournisseur reçue en janvier mais concernant décembre doit être rattachée en décembre.
Enfin, la clôture débouche sur la création des comptes annuels, présentés à l’assemblée générale des actionnaires ou sociétaires.
Quel est le rôle de la fiduciaire ?
Pour les entrepreneurs, la question se pose sur le choix de la tenue de la comptabilité. Elle peut être réalisée en interne, ou confiée à une fiduciaire.
Ce choix dépend souvent du temps à disposition pour le faire et des compétences comptables du chef d’entreprise. Une petite structure avec peu d’écritures peut gérer sa comptabilité elle-même à l’aide d’un logiciel. À l’inverse, une société avec un stock, du personnel, de la TVA a souvent intérêt à s’appuyer sur des spécialistes.
Le service comptable interne présente l’avantage de pouvoir réduire les couts d’une fiduciaire.
La fiduciaire apporte un autre type de valeur. Elle dispose d’une expertise transversale, notamment sur les exigences comptables, fiscales. Elle offre également un gain de temps.
La relation entre entrepreneur et sa fiduciaire ne doit pas se limiter à une intervention annuelle. Plus la comptabilité est suivie régulièrement, plus la clôture est rapide et anticiper les résultats afin d’optimiser la charge fiscale.
Tenue et conservation des documents comptables
La clôture ne s’arrête pas à l’établissement des comptes. Elle implique aussi une obligation de conservation des pièces comptables pendant une période de 10 ans, à partir de la fin de l’exercice.
On entend par pièce comptable tout document écrit qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement.
Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances.
L’entreprise doit être en mesure de retrouver rapidement une pièce justificative, ce qui nécessite une bonne organisation. Un bon système d’archivage doit être pensé dès le début de l’exercice, et ne pas sous-estimer son importance.
En conclusion
Il y a 2 aspects fondamental: Le premier consiste à ne pas attendre la fin de l’exercice. La régularité de la tenue des comptes enlève les mauvaises surprises de découvrir des résultats négatifs. L’entrepreneur saura en tout temps ou en est son activité et le cas échéant prendre des décisions pour remédier à un problème.
Le deuxième est de disposer d’un système d’archivage performant. L’ordre est primordiale pour gagner du temps et rendre la comptabilité plus facile.